AI赋能企业档案管理从理论到数字化实践

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【课程背景】

1、数字化时代企业档案管理的核心挑战

数据爆炸式增长与传统管理方式的矛盾

档案安全、检索效率与合规性痛点

2、AI技术驱动档案管理变革的行业趋势

全球企业档案智能化转型案例

3、政策与市场对数字化档案管理的推动力

《档案法》修订对电子档案规范要求

企业ESG（环境、社会、治理）需求中档案管理角色

【课程收益】

1、知识提升：掌握AI档案管理的核心技术框架与落地路径

2、技能强化：学会AI工具选型、流程设计与风险控制

3、案例启发：通过真实场景剖析，规避转型中常见误区

4、资源链接：获取主流AI档案管理平台与工具清单

【课程特色】

1、“三步走”落地模型：诊断→设计→实施→迭代的完整闭环；

2、50%实操占比：现场模拟企业档案数字化项目全流程；

3、双案例教学法：每模块均包含成功与失败案例深度解析；

4、数字化工具包：提供AI分类、OCR识别、区块链存证等工具试用。

【课程对象】

企业档案管理部门负责人及核心成员

数字化转型办公室（CDO）及IT技术团队

行政、合规、风控等关联职能部门管理者

对AI+档案管理有需求的创业者及咨询顾问

【课程大纲】

PART1：档案管理现状如何？

一、档案管理重要性及挑战

1、重要性：保障项目安全、追溯项目历史、评估项目效益

2、挑战：收集难、整理难、保管难、利用更难

二、档案管理现状及现存问题

1、管理现状：纸质与电子结合，但存在不规范、不标准、不透明现状

2、存在问题：

授课方式：问题采取举例说明，加深理解及感同身受，提升培训效果

收集不完整

归档不及时

分类不科学

检索不便捷

保管不安全

上述问题导致无法满足项目管理及业主需求

三、档案利用情况及需求分析

1、利用情况：主要用于项目审批、进度控制、质量监督、安全管理方面，但竣工后档案利用率普遍降低

2、需求分析：日益增加，如项目审计、绩效评价、维护管理、历史追溯等，对档案的专业化、信息化、便捷化提出更高要求

PART2：档案资料归档方法和技巧有哪些？

一、归档方法与技巧

重点章节，案例分析，分组讨论，针对外部企业正确、错误的档案存档优劣进行分析，形成档案归档白名单

1、归档前准备工作

资料收集

资料整理

资料鉴定

2、归档策略与原则

归档策略

归档原则

信息安全

3、档案分类与索引

分类方法

索引建立

分类与索引的更新

4、档案保管与利用

保管措施

备份策略

利用方式

二、档案管理的挑战与对策

1、档案管理面临挑战

种类与数量繁多

管理难度大

借阅与共享困难

2、信息化技术在档案管理中应用

电子档案系统

自动化分类与归档

数据分析与挖掘

3、档案安全与保护措施

数据加密与备份

访问权限控制

安全审计与监控

4、档案管理人员培训与职责

专业技能培训

职责明确与分工

绩效考核与激励

PART3：数字化在基建项目档案管理中如何应用提升效率？

一、数字化技术引入的背景及优势

1、档案保护

2、技术进步

3、高效利用

二、数字化实施策略及关键步骤

1、制定规划

2、档案整理

3、数字化转换

4、数据存储与备份

三、数字化过程风险点识别与防范

1、数据安全

2、数据质量

3、技术更新

PART4：AI档案管理的核心逻辑与技术底座有哪些？

授课方式：理论讲解（40分钟）+案例研讨（30分钟）

一、AI重构档案管理四大价值维度

1、效率提升：自动分类与标签化

2、风险控制：敏感信息智能识别

3、合规保障：区块链存证技术应用

4、知识挖掘：档案数据资产化路径

二、案例

1、正面：国家电网OCR票据识别系统落地经验

2、负面：某地产集团AI分类算法误判导致的合同纠纷

PART5：企业档案数字化准备与AI工具如何选型？

授课方式：沙盘推演（50分钟）+工具演示（40分钟）

一、档案数字化“三步诊断法”​

1、现状扫描：物理档案存量与数字化率评估

2、需求分级：高频使用档案的AI优化优先级

3、技术匹配：NLP、CV、RPA技术适配场景对照表

二、案例

1、正面：顺丰速运电子面单档案的AI结构化实践

2、负面：某银行因OCR选型失误导致的百万级损失

PART6：AI档案管理系统落地如何实操训练？

授课方式：分组实操（120分钟）+导师点评（30分钟）

一、AI档案管理全流程实战模拟

1、步骤1-原始档案扫描与数据清洗

2、步骤2-AI自动分类规则配置

3、步骤3-敏感信息脱敏与权限设置

4、步骤4-智能检索系统部署

二、案例

1、正面：字节跳动全球化档案协同管理方案

2、负面：某制造企业因算法偏见导致的档案误销毁事故

PART7：AI档案管理如何持续优化与风险防控？

授课方式：专家对谈（40分钟）+情景测试（50分钟）

一、AI系统迭代与人工校验机制

1、算法偏见检测

2、版本回滚策略

3、员工能力转型

二、案例

1、正面：阿里巴巴AI档案审计系统自学习机制

2、负面：某保险公司过度依赖AI导致的监管处罚

罗老师

罗蕴姣老师

——建筑行业成本采购管理培训师

曾任：远洋集团（世界500强 上市公司top20）营造管理中心合约总监、远洋学院认证讲师

曾任：碧桂园（世界500强 上市公司top1）成本采购中心高级经理 集团认证讲师

曾任：华夏幸福基业（世界500强 上市公司top10）成本采购中心经理 内训讲师

获得国家二级注册建造工程师

高级工程师执业证书

双一流院校工程管理硕士

《土木工程FIDIC合同条件》编委、低碳节能绿色建筑领域研究

擅长培训领域：建设项目成本管理及履约、供应商体系管理与维护、项目成本优化及后评估、工程造价、工程经济、房地产开发与经营、房地产成本采购管理

【原创论文及研究文献】

住宅建筑能源消耗计量体系研究

低碳住宅项目的构成与评价研究

基于生态文明理念EPC总承包商选择研究

住宅建筑节能减排综合评价模型的构建研究

参与《钻孔压灌超流态混凝土桩基础技术规程》课题前期研究工作

参与《工程建设安全标准信息化》课题研究工作

【个人简介】

罗老师具备10+年世界500强、上市公司中层成本采购管理经验，先后任职于华夏幸福基业、当代集团、碧桂园集团、远洋集团等标杆企业，具备项目实战、事业部操盘、集团战略多维成本采购管理视角及经验，探索出一套项目开发全生命周期的成本采购管理生态链，通过投前研判、过程严控、投后评估多重视角助力项目运营，确保经营指标达成，助力项目“做一成一”，保利润、促增长、良性循环提价值。

罗老师具备很强实战能力，参与企业运营体系完善、制度流程编制、系统逻辑搭建工作及相关培训，针对不同受众、调整并更新课程体系及内容，针对成本采购管理痛点及难点给出适配性解决方案，为企业培养人才及梯队，前置规避项目成本运营风险。

【实战经历】

碧桂园集团（世界500强 top1）全面负责天津区域全成本管理，管控项目30+，项目团队20+，三次获得碧桂园集团管控成效奖，奖金总额65万，全成本考评团队第1名。

搭建全成本管理体系：作为行业标杆，高周转企业，根据战略完善并调整全成本管理体系、制度、相关流程，管控项目50+，管理团队100+，统筹投资决策、过程管控、投后评估全过程的成本采购管理工作。

管控成效奖：在碧桂园集团32个区域中，三次获得管控成效奖，被评为项目利润预达标率100%的优秀区域，项目经营利润预估提升5%。

全成本考核：碧桂园集团全成本考核评比中，天津区域获得第一名的殊荣，并在年度评选中获得优秀团队。

内训讲师：获得碧桂园集团认证讲师，面向集团高管、平行区域、事业部内部多重受众群里，开发课程20+，累计课时达到1000小时。

远洋集团（世界500强 top20）全面负责成本采购管控，搭建并完善全成本管理模型，优化全成本科目176项，规范审批流程70项，使用效率提升30%，用户满意度100%。

搭建并完善全成本管理模型：立足于集团层面由传统成本管理向业内标杆的全成本管理转换，优化全成本管理科目176项，实现项目全周期发生成本覆盖率100%；

规范审批流程：从管理端规范项目成本费用审批权限，严控管理漏洞，使用效率提升30%，还原项目真实成本，项目利润率提升3.56%；

系统提速：改善后系统运行效率提升，数据准确率提高，用户满意度100%；

远洋学院培训：集团认证讲师，开发远洋学院课程10门，累积500课时，覆盖投研成本策略、全成本管理痛点与案例分享、合同履约及复盘等。

华夏幸福基业（世界500强 top10）全面负责项目成本采购工作，节余项目成本4000万，高质量完成投资决策版经营指标。

项目全过程成本管理：负责项目成本目标、责任成本及合约规划编制，统筹项目全品类入围、招标、履约、后评估工作，动态管控项目成本风险并纠偏，完成项目结算，并沉淀数据积累，项目清算成本节余4000万，经营指标达成；

案例分享内训：针对项目管理心得及优化经验，在事业部多次分享成本管理经验及优化案例，累计课时500+，并获得华夏集团第三方检查第3名的成绩。

【培训经历】

《价值管理——项目成本管理如何做到预得准、控得住》：碧桂园集团+事业部总经理+《项目成本管理如何预得准、控得住》+管控成本超支率0%

针对碧桂园集团各事业部总经理，工作营培训5天，累计场次20+场，累计培训人数500+人，连续返聘25期，学员好评率98.7%，管控范围包括集团重点管控项目，情况复杂、难点各异，但经过培训，并有的放矢针对重点项目进行分析、纠偏、落地，最终实现管控范围内项目成本可控，整体超支为0。

《成本目标编制要点分析与案例分享》：远洋集团+项目成本经理+《成本目标编制要点分析与案例分享》+成本夯实1亿+

针对远洋集团全成本检查高频问题，重点解决项目成本目标编制不合理、错漏缺等问题，组织项目成本经理进行专项培训，每次培训6-7小时，累计100+小时，培训人数1500+，学员满意度100%。通过讲述成本管理逻辑、成本目标意义与价值、成本目标的分阶段内涵及编制要点，从理论上纠偏错误逻辑，并以重点项目为例，按照科目维度逐级讲解编制要点及易错分析，通过本次培训，集团整体成本夯实1亿+，准确率提升12.73%。

《招投标全过程要点解析》：华夏幸福基业+成本专业全员+《招投标全过程要点解析》+招投标流程合规率提升8%，定标金额降低3.47%

招投标管理是成本采购的核心，需要专业人员具备专业能力、谈判能力及较高职业操守，以此为目标针对华夏幸福全体成本专业人员进行专项培训，重点讲述招投标各流程及注意要点、商务谈判技巧、供应商选育维护等内容，单次培训3天，培训人数2000+人，学员评分97.6分，培训后第三方合规性检查，整体流程合规率提升8%，定标金额较原始投标金额降低3.47%，真正实现高质量降本增效。

【授课风格】

问题引导：抛出问题引起受众兴趣，分析答案的对错原因，深入理论，延伸应用，切入要点；

专业性强：紧扣建筑行业成本管理核心环节，结合10余年成本采购管理经验、教训，直击专业痛点和难点，致力于培养成本管理操盘手；

实践性强：实战案例为原型，融入科学的方法论、管理模式，简单易懂实践性强；

逻辑性强：理论与实践相结合，阶段性总结划重点，逻辑清晰，有亲和力，幽默风趣提高受众学员专注度。

【主讲课程】

成本类

《项目成本管控体系解析》

《经营视角——项目成本适配性分析》

《管理标尺——成本目标编制要点分析与案例分享》

《如何巧用动态成本做好成本管理》

《成本管理晴雨表——如何应用全成本指标体检控成本》

《成本价值管理——如何为项目精准匹配成本整体解决方案》

《成本策划——助力项目做一成一》

《精准打击——练内功、控成本、助经营》

招标、采购类

《供应商选择、培育、评估的管理体系》

《招投标全过程要点解析》

《规模发展——战集采供应商体系搭建与维护》

《全成本牵引——成本采购实战管理》

《指标看管理——投后评估案例分享》

【部分培训案例】

序号客户公司培训咨询内容培训成果

1远洋集团

（2020-至今）1.远洋集团全成本管理体系搭建与运行

2.远洋集团成本目标管理办法及细则研发课程3门，累计课时20小时，全面搭建远洋集团全成本管理体系，审批风险前置规避率15%

2碧桂园集团

（2017-2020年）1.碧桂园集团项目成本适配性分析

2.成本目标编制要点分析与案例分享

3.如何巧用动态成本做好成本管理

4.如何为项目精准匹配成本整体解决方案

5.投后评估案例分享1.研发课程18门，累计课时150小时，培训场次累计60+

2.3次荣获碧桂园集团管控成效奖，奖金总额65万

3.碧桂园集团考核中区域第1名，并获得全成本管理优秀团队

3黑龙江省广播

电视大学

（2009-2012年）1.工程项目管理、施工组织设计、工程造价、房屋建筑学、FIDIC合同条款

2.工程技术经济学、房地产经济管理、基础会计学、工程项目管理讲授课程10+门，讲授300+课时，带领学生专业实习10+次

【服务客户】

中建八局、远洋集团、碧桂园集团、华夏幸福基业、当代节能、天津城投、广播电视大学、建筑职业技术学院

【学员评价】

老师整体思路非常清晰，能够迅速抓到项目一线成本管理者的痛点，结合大家反馈和关注的问题，快速引入培训话题，凭借丰富的项目操盘能力、集团管理经验生动有趣、容易理解的讲出项目成本管理的本质、关键和核心，培训后可结合工作实际复盘日常工作，纠正偏差，对个人理论认知及实际操盘非常有价值。

——碧桂园集团 成本管理中心 杨总

老师和蔼可亲，沟通顺利，从不同视角讲述如何进行成本管理，成本管理的本质到底是什么，一味降低成本是初级管理者，进阶管理者会立足于经营视角，成本投入的增与减均要充分考虑经营指标，市场角度灵活调节，成本管理者是项目总的成本军师和左膀右臂，让每个成本人觉得自身工作的重要性和价值，也更具备经营视角的专业管理能力，非常感谢老师，让我们全新认识成本如何管才能发挥最大价值。

——天津城投 成本总监 王总

作为20级管培生，初入职场，对成本管理处于学习、摸索和探知阶段，罗老师作为我的导师，从理论知识、项目操盘实际、管理思考多维度传授如何进行成本管理，如何做好成本人，单纯做成本很难，但一专多能会让成本管理事半功倍，通过参加管培生成本训练营，身边同学对罗老师评价很高，首先讲授内容适合毕业生，虽然专业但会生动形象举例说明，其次深入项目一线指导我们如何操盘，不怕犯错，出现问题如何纠偏，后续如何避免，深受同学们喜爱，受益匪浅。

——碧桂园集团 管培生

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