高效会议管理：线上与线下组织技巧

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【课程背景】

在当今快节奏的商业环境中，会议已成为企业日常运营中不可或缺的一部分。然而，许多企业却面临着一个令人头疼的问题：会议效率低下，甚至成为阻碍工作效率提升的“隐形杀手”。这种现象不仅让员工感到疲惫和沮丧，也让企业管理层意识到，会议管理的现状亟待改善。

例如，许多行政人员在组织会议时，常常因为会前准备不足，导致会议目标不明确、议程安排混乱。结果是，参会人员在会议中摸不着头脑，讨论方向偏离主题，会议时间被无端拉长，却无法达成有效的决策。这种现象不仅浪费了大量的人力和时间成本，还让员工对会议的必要性产生质疑，降低了工作积极性。这种低效的会议组织方式带来了直接的经济成本。例如，因会议效率低下导致的项目延误，可能使企业错过最佳市场时机；而频繁的无效会议则消耗了大量的人力资源，增加了人力成本。更严重的是，这种低效的会议文化还可能影响企业的整体执行力和竞争力。

这些问题不仅影响了会议的效率，还导致了一系列不良的工作方式。例如，许多行政人员在组织会议时，往往习惯性地邀请过多无关人员参会，导致会议冗长且效率低下。又如，在会议中，缺乏有效的互动技巧，使得参会人员参与度低，甚至出现“沉默是金”的现象。而在会后，缺乏明确的跟进机制，使得会议纪要被束之高阁，行动任务无人落实。

这些问题的存在，不仅让行政人员感到困惑和无奈，也让企业管理层意识到，必须通过系统的培训来提升会议组织与管理的能力。因此，本课程应运而生，旨在帮助行政人员掌握高效会议的全流程管理方法，从会前准备到会中执行，再到会后跟进，确保会议目标明确、流程有序、成果显著。同时，课程还将针对线上和线下会议的特殊挑战，提供实用的工具和技巧，帮助学员应对技术故障、互动不足、场地选择等实际问题。通过本课程的学习，学员将能够显著提升会议效率，优化会议成本，增强团队协作能力，从而推动企业整体运营效率的提升。

【课程收益】

提升会议效率：掌握高效会议全流程管理方法，从会前准备到会后跟进，确保会议目标明确、流程有序、成果显著，避免会议低效和冗长。

提升线上会议效果：针对线上会议的特殊挑战，如技术故障、互动不足、节奏失控等问题，提供实用的工具和技巧，帮助学员高效组织线上会议，确保远程协作顺畅高效。

优化线下会议管理：聚焦线下会议的痛点，如场地选择、签到接待、突发情况处理等，提供系统的解决方案和应急预案，确保线下会议组织有序、执行高效，避免因细节问题影响会议效果。

【课程特色】

实战性强：课程结合实际案例，通过小组讨论、场景模拟等方式，让学员在真实场景中练习高效会议技巧，确保所学即所用，快速提升实操能力。

系统全面：从会议的定义、价值到全流程管理，涵盖会前、会中、会后各个环节，帮助学员构建完整的会议管理知识体系，全方位提升会议管理能力。

互动性高：采用教练式培训方式，鼓励学员积极参与，通过提问、反馈、角色扮演等互动环节，激发学员思考，增强学习效果，让培训更加生动有趣。

【课程对象】

负责会议组织、协调及管理的行政人员、部门助理、项目经理、团队负责人以及需要提升会议效率的相关人员

【课程大纲】

会议为何总是低效？问题究竟出在哪里？

会议效率低下的常见原因

会前准备不足

会中组织混乱

会后跟进缺失

会议效率低下的冰山图

小组分享：组织中常见会议效率低下的现相是什么？为什么？

2、高效会议的特征

明确的目标

有序的流程

积极的参与

显著的成果

如何组织高效会议、避免低效？

1、会前准备

明确会议目标

确定会议主题与预期成果

设定SMART目标

个人自查：不必开会的5个如果，和必须开会的5个如果

选择合适的参会人员

根据目标筛选关键人员

避免无关人员的参与

设计会议议程

确定会议议程结构

分配时间和责任

提前沟通与资料准备

发送会议通知与背景资料

确保参会人员提前了解议题

2、会中执行

开场与引导

开场白的技巧

明确会议规则与流程

时间管理与议题推进

使用时间管理工具

有效引导讨论，避免跑题

促进参与与互动

鼓励发言技巧

处理不同的意见与冲突

决策与总结

明确决策方式：四种群体决策策略

小组讨论：哪些场景适合不同的决策策略

总结会议成果

3、会后跟进

会议记录与分发

记录重点内容与决策

及时分发会议纪要

行动任务分配与追踪

明确责任人与时间节点

定期检查任务进度

会议效果评估

收集反馈意见

主持人会后自我评定问卷

个人自查：复盘最近的一次会议，进行自我评定

线上会议的特殊挑战与应对策略

线上会议的特殊挑战

技术与设备问题

参会者互动不足

会议节奏失控

小组分享：学员分享自己遇到的类似情况，及如何应对

2、线上会议的实用工具与技巧

会议平台功能的高效利用

线上参会者引导技巧

线上会议的应急预案

线下会议的特殊挑战与应对策略

线下会议的特殊挑战

场地与设备准备

签到与接待管理

突发情况处理

小组分享：学员分享自己遇到的类似情况，及如何应对

2、线下会议的实用工具与技巧

场地选择清单

签到流程优化

线下会议的应急预案

会议预算管理与成本控制

会议预算管理的重要性

会议成本的计算

预算超支的原因

预算管理的意义

会议预算管理的实用方法

预算编制技巧

费用控制策略

案例分析：结合案例，小组讨论有哪些地方有费用节省空间

预算调整与优化

王老师

王雯雯老师

——最懂企业的团队管理和沟通实战专家

曾任：滴滴出行（出行服务行业，互联网独角兽公司）总裁办总监，员工体验中心负责人

曾任：联想集团（世界500强科技企业）移动业务战略部总监

曾任：埃森哲（世界500强全球最大上市咨询公司，数字化转型引领者）咨询公司 能源电力事业部管理咨询部经理

担任元气森林（零售行业独角兽）、致趣百川（Mar-Tech行业领先者）、考试星、沐瞳科技等多家企业CEO领导力教练、团队顾问

自如（互联网O2O科技公司）、星星充电（亚洲数字能源领域头部独角兽企业）中层领导力培训特聘讲师

脉脉（互联网行业交流平台）、协能科技（高新技术企业）、米未传媒等公司 特聘团队发展教练

AI烽火会社群主理人

ICF认证 专业教练PCC

5ALC领导力教练

系统性团队教练，团队教练之父Peter Hawkins亲授弟子

【个人简介】

王雯雯老师拥有15年以上的企业高管和管理培训工作经验，其中6年500强咨询公司项目经验，主要服务能源行业的大型国有企业，如国家电网、中国电建、中石油等。5年大型民营企业管理经验，服务世界500强联想集团和服务行业独角兽滴滴出行。4年企业教练经验，为多家头部民营企业提供咨询、培训、教练服务，主要聚焦在CEO领导力教练、中高层领导力提升、团队发展和建设等方面，累计服务场次达到100余次，人次达到2000+，为星星充电开展的领导力训练营被评为培训杂志最佳实践项目大奖。作为社群主理人，打造围绕AI创业者、AI需求方企业的社群生态，通过提供多种服务助力AI应用的普及和落地。

【实战经验】

1、团队发展能力——王雯雯老师带领滴滴总裁办员工体验中心，实现60多人团队转型，团队的响应速度45%，团队的内部效率提升了30%

王雯雯老师带领一个60多人的团队，成功将原本分散在不同部门的共享服务中心（SSC）转型为一个集中、高效的服务平台。团队成员来自不同的背景，拥有不同的工作习惯和专业技能，整合这些资源需要克服重重困难。

面对挑战，王雯雯老师深入了解每位团队成员的优势和需求，为他们量身定制了个性化的发展计划。通过定期的反馈和指导，确保每位成员都能在适合自己的领域内发挥出最大的潜力。经过推动一系列针对性的员工体验改善措施，团队的响应速度较之前提升45%，团队的内部效率提升了30%。

2、沟通能力——成功交付了10余个千万级企业项目，沟通客户数近300位。如国家电网总部运营监测中心项目-项目进程中，输出10余个方案，近100个页面，200个功能，实现总部实时监测各地方数据

王雯雯老师作为埃森哲咨询公司项目经理，凭借出色的沟通能力，成功地服务了众多大型国企客户，特别是在能源行业领域，成功交付了10余个千万级项目，如国家电网，南方电网，中国电建集团等。

其中国家电网总部运营监测中心的数据挖掘项目中，涉及多方沟通，在与客户的沟通中，王雯雯老师清晰准确地理解客户的期望，并将其转化为具体的业务解决方案。在设计解决方案的过程中，与海外团队保持高效高质的沟通，及时将最佳实践分享给客户和团队，确保解决方案的先进性和项目质量。和乙方合作伙伴高效沟通，确保方案落地的过程中相互协作，确保项目的交付进度。在项目交付的过程中，和项目总监建立沟通机制，及时反馈项目问题，有效降低项目风险。整个项目输出10余个方案，近100个页面，200个功能，实现总部实时监测各地方数据

3、跨部门协同能力——协同统筹联想10余个部门落地客户体验提升，获取近3000条客户心声，推动落地超50条用户建议，使用户满意度较之前又提升了20%

王雯雯老师曾为联想组织策划客户体验提升项目，以用户为中心，建立了一个闭环管理体系，改进了产品和服务。作为项目负责人，王老师负责与产品、质量、研发等10余个部门的沟通，通过有效的统筹和协调，打通多处信息壁垒，促进了近3000客户声音反馈的收集，还对现有流程进行了深入梳理和优化，并推动超50条用户建议的落地改善。这些改善较之前又提升了20%的客户满意度，同时增强了公司的市场竞争力。

【培训/辅导经验】

1.自如CTO线经理层管理者系列培训——为期4周，230人次，8场次，培训好评率98%，积累上千个案例，各小组均落地4套解决方案

王老师作为资深商业讲师，为自如CTO线的中层管理者设计并交付了《经理研习社》领导力训练营。为期4周的培训项目提升中层管理者的沟通能力和目标管理能力，增强团队协作能力，并全面提升领导力。

交付课程涉及《管理者角色认知》《高效沟通》《团队激励与冲突》等课程。每个模块结束后，学员都通过完成案例实操以实现真正管理技能的掌握和领导能力的提升，累计下来，共有上千个案例积累。在整个训练营结束，每个小组都落地了4套解决方案，可在工作中实施。

2.星星充电云BD事业部管理者系列培训——为期3个月，350人次，8场次，培训好评率100%，并且获得了当年《培训杂志》最佳实践项目大奖

在新能源业务快速发展的阶段，王雯雯老师为星星充电设计《星辰计划》领导力训练营，为期3个月，帮助350位管理者提升领导能力，储备更优秀的管理者。

根据领导力的五个层次共设计四个模块，内容包括《情境领导力》、《高效沟通和冲突管理》、《绩效管理和反馈辅导》、《激励赋能和搭建团队》等课程内容，围绕在课程中通过关键认知输入、工具演练、案例分析和角色扮演等互动方式，并且通过线上的集中学习进行实践反思和答疑解惑。

3.致趣百川教练陪跑项目——提升中高层管理者领导技能，陪跑3年，仅培训交付50场，通过陪跑该企业在竞争日益激烈的SaaS行业占据了MarTech的行业领先地位，并提升了经营效益

王老师作为企业陪跑教练，为致趣百川的中高层管理团队提供CEO教练、培训、等多种服务，全面提升管理层的团队发展能力、领导力，及围绕大客户服务提升跨部门协同。

对公司的CEO和高管团队提供《教练式辅导和激励》《冲突管理》《团队协作五大障碍》等培训，并提供了实用的解决方案和策略。此外，项目还通过行动学习，对跨部门协同的关键问题进行跟进式解决，建立新的沟通渠道，并固化机制和流程。

通过3年的陪跑，致趣百川在竞争日益激烈的SaaS行业占据了MarTech的行业领先地位，并提升了经营效益。

【项目陪跑】

考试星年度战略目标规划落地复盘一体化项目

企业背景：考试星是细分行业龙头企业，在已有业务占有优势的市场份额，但整体运营管理不够规范，且需要基于已有的产品和能力挖掘新的业务增长点，实现业绩增长

企业面临问题：企业缺乏战略规划，年度目标不清晰，并缺乏有效的过程监控和结果追踪。

通过年度陪跑项目：聚焦战略目标的制定、拆解和落地实现：年度复盘-战略规划-战略解码-月度经营分析会-年中复盘

定期复盘：通过年度复盘和年中复盘，对战略执行情况进行审视，评估效果，总结经验

月度监控：利用月度经营分析会落实战略目标，及时发现问题、解决问题，并为战略调整提供决策支持。

拆解落地：项目强调战略落地，将战略目标转化为具体的行动计划，并确保每个环节都有人负责执行。

陪跑成果：帮助企业评估战略规划的有效性，并为业务决策提供依据。成功寻找到业绩增长的第二曲线，开拓新的营收增长点。强化运营管理，改进销售人员工作效率，公司整体人效提升20%

【授课风格】

现场转化：坚信体验才能促动改变，擅长通过互动式教学和体验式活动，以积极亲和的教练状态激发团队潜能、促进管理问题的解决，让学员能够进行现场练习、实践，进而掌握学习到的工具和方法。

深入浅出：凭借近二十年的甲乙方项目经验，快速理解客户痛点，超强的理解力和逻辑思考能力，使课程/工作坊内容更贴近客户实际挑战，链接实际场景，和学员建立共鸣链接，并帮助学员学以致用。

洞察力强：结合授课内容和客户痛点，敏锐捕捉培训学员及所在团队的行为模式、情绪阻碍、底层信念，帮助学员跨越从知道到做到的底层阻碍，更有动力和意愿实践新认知新方法，促进可持续的改变。

系统性强：咨询公司的经验，及咨询项目的深度支持，帮助在培训中更能用系统性的眼光看待和分析客户的问题，学员能从更高维看待团队发展、沟通背后的深层次原因，找到更适合解决问题的方法和路径。

【主讲课程】

团队发展系列

《高绩效团队发展》

《团队融合与凝聚力提升》爆品课

《团队协作五大障碍》

《基于高位影响下的跨部门协作与沟通》

《同心协力：构建和谐企业文化》

沟通系列

《激发潜能：教练式沟通的魅力》爆品课

《客户沟通：建立信任共赢关系》

《职场智慧：冲突的转化与超越》爆品课

《和谐之声：非暴力沟通的艺术与实践》

《沟通实效：高效沟通策略与实战技巧》

《跨部门沟通与协作》

《MBTI性格分析与沟通技巧》

《高情商沟通》

《职场桥梁：向上沟通与向下沟通》

业务发展系列

《年度战略目标实现复盘工作坊》

《高效复盘：从经验中学习与成长》

《使命必达：目标管理与执行》（可结合AI）爆品课

管理能力系列

《有效授权与积极反馈》爆品课

《教练式辅导和激励》爆品课

《领导者心智模式提升工作坊》

《成就卓越：责任心与执行力的双轮驱动》

《执行风暴—中高层执行力》

《高效能领导：绩效管理与沟通艺术》

《当责践行：从负责到当责》

【部分咨询/教练辅导案例】

客户方所属行业项目内容项目内容

元气森林

百姓阳光

沐瞳科技

时趣

西游教育零售

医药

游戏

品牌营销

教育CEO教练聚焦在团队管理、领导力提升、战略规划、用人决策、情绪管理、等方面；支持年度战略规划

协能科技新能源/生产制造高效沟通 从容管理高效沟通、冲突解决培训；团队协作五大障碍工作坊

自如互联网/房屋租赁管理者领导力提升识己达人&使众人行，帮助管理层自我认知和有效激励；为中层管理者提供领导力培训，涉及4个模块多个主题

致趣百川软件集体领导力提升聚焦在领导力提升、心智提升等方面；支持提升组织协同、人才梯队建设

考试星软件战略落地聚焦在战略规划、目标制定、任务拆解、战略落地等方面

脉脉互联网/职场社交管理利益相关者关系梳理和清晰to B销售团队和跨部门企业的关系，制定协同策略和下一步计划

滴滴互联网内训项目《高效沟通》、《同理心沟通》、《成事》、《领导力课程》

国家电网能源运营监测中心建设项目作为项目分析模型项目经理，负责构建运营分析模型，并进行设计、开发、测试全链条的落地执行。

中国电建能源战略规划及管控模式设计项目结合内外部环境分析及公司发展使命，编制公司中长期发展战略规划。 对进行事业部制组织机构调整进行可行性研究， 并为电力工程事业部管理下属26家公司设计管控模式，并针对不同类别管控模式分别构建绩效指标体系。

【服务客户】

大型央国企：国家电网、中石油、中石化

科技行业：联想、长亭科技、中科创新、微步科技、云冥科技

互联网：滴滴出行、致趣百川（3次返聘）、脉脉、最福利

新能源制造业：协能科技、星星充电

地产及房产租赁：恒隆地产、自如、一轻时代

教育类：考试星（2次返聘）、西游教育

娱乐游戏传媒文化类：时趣、米未传媒、理想国、沐瞳科技

零售/医药/服务类：元气森林、百姓阳光、奇正藏药、Partner One猎头公司

【学员评价】

这次培训收获颇丰、超出预期，课程涵盖领导力多维度，王雯雯老师凭借丰富经验深入剖析案例。小组讨论与角色扮演环节让学员们都能将所学付诸实践，团队成员显著提升了团队管理能力，团队绩效和自身领导力均显著提升。

——星星充电BD事业部王总

陪跑企业战略落地项目专业且高效，雯雯教练助力我们精准梳理战略执行关键路径。在战略分解与执行过程中，提供的实用工具和方法助我们克服诸多困难。通过陪跑的形式不仅让高管团队成员之间形成合力，并且帮助从战略到战术到执行，上下同欲，让我既省力又省心。

——考试星CEO陈总

聚焦跨部门协同提升工作坊形式新颖，工作坊的这种共创形式迅速拉近部门距离。王雯雯老师讲解的沟通技巧和协作工具实用性强，案例演练环节简直还原了很多我们实际中遇到的困境，帮助我们找到解决跨部门问题的良方。工作坊后，跨部门沟通更顺畅，项目推进效率大幅提升，合作更加高效默契。

——协能科技HRVP Mia

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